Alta de RFC y e.firma de una empresa nueva: pasos

Respuesta rápida: Una empresa nueva se inscribe en el RFC por mandato del Art. 27 del Código Fiscal de la Federación, en el mes siguiente a la firma del acta constitutiva, y lo puede hacer el propio fedatario por medios remotos al firmar. Después se tramita la e.firma de la persona moral conforme al Art. 17-D CFF, con cita presencial a la que acude el representante legal con su propia e.firma vigente; el certificado dura hasta cuatro años. Con el RFC y la e.firma nacen las obligaciones: buzón tributario (Art. 17-K), CFDI (Art. 29), contabilidad electrónica (Art. 28), declaraciones mensuales y anuales, el aviso de socios y accionistas (Art. 27 apartado B fr. VI) y el expediente de beneficiario controlador (Arts. 32-B Ter y Quáter). Todos los trámites ante el SAT son gratuitos.

Alta de RFC y e.firma: checklist en orden

Paso 1: lo que debe existir antes de la empresa

El alta de una persona moral depende de que las personas físicas detrás de ella estén en orden. Cada socio necesita RFC y, en el caso de la SAS, e.firma vigente, porque el Art. 262 fr. IV de la Ley General de Sociedades Mercantiles exige que los accionistas cuenten con certificado de firma electrónica avanzada. El representante legal, en cualquier figura, necesita e.firma personal para poder obtener la de la sociedad.

Si un socio es extranjero sin RFC, deberá obtenerlo primero como persona física o, en los supuestos que permite la regla miscelánea, la sociedad registrará su identificación fiscal del país de origen. Lo detallamos en sociedad con socio extranjero: requisitos.

Paso 2: inscripción en el RFC de la persona moral

El Art. 27 del Código Fiscal de la Federación establece la obligación de inscribirse en el RFC y de proporcionar la información de la identidad, domicilio y situación fiscal. Hay dos vías:

• Inscripción por fedatario público por medios remotos. El notario o corredor que protocoliza el acta tiene convenio con el SAT y genera el RFC en el momento de la firma. Es lo más rápido y evita una cita. Pide al fedatario que lo incluya en su presupuesto; es parte del servicio y no un derecho adicional.
• Cita en una oficina del SAT. Si el fedatario no hizo la inscripción, el representante legal acude con el acta constitutiva, comprobante de domicilio fiscal, identificación y acreditación de sus facultades.

Para la SAS, el sistema de la Secretaría de Economía genera la inscripción al concluir la constitución. Ve cómo constituir una SAS paso a paso.

Con el RFC se asigna el domicilio fiscal, que debe ser el lugar donde está la administración principal del negocio (Art. 10 CFF). El SAT puede verificarlo; un domicilio virtual sin presencia real es causa frecuente de restricción del certificado de sello digital.

Paso 3: régimen fiscal y actividades económicas

Al inscribirse se elige el régimen de la Ley del Impuesto sobre la Renta que corresponde a la sociedad (Régimen General de Personas Morales como regla; Régimen Simplificado de Confianza para personas morales cuando se cumplen sus requisitos de ingresos y composición de socios; o régimen de personas morales con fines no lucrativos para asociaciones civiles que califican). También se declaran las actividades económicas del catálogo del SAT, que deben ser coherentes con el objeto social. La coherencia la tratamos en objeto social: cómo redactarlo bien.

Esta decisión conviene tomarla con el contador antes de la cita, porque define las obligaciones mensuales desde el primer periodo.

Paso 4: e.firma de la persona moral

El Art. 17-D CFF regula la firma electrónica avanzada. Para la sociedad:

1. El representante legal agenda cita en el SAT. Debe tener e.firma personal vigente.
2. Acude con el acta constitutiva o el poder que acredita sus facultades, identificación oficial, comprobante de domicilio de la sociedad y una unidad de memoria para los archivos.
3. En la cita se captura la identidad del representante y se genera el certificado de la persona moral, con sus archivos .cer y .key y la contraseña de la clave privada.
4. El certificado tiene vigencia máxima de cuatro años (Art. 17-D) y se renueva en línea mientras esté vigente; si vence, hay que volver a la cita.

La e.firma es la llave de la empresa ante el SAT y otras dependencias. Resguárdala y define en los estatutos o en políticas internas quién la custodia y para qué puede usarla.

Pasos 5 a 9: lo que se activa con la e.firma

• Buzón tributario (Art. 17-K CFF). Es obligatorio habilitarlo con correo y teléfono de contacto; ahí llegan notificaciones y requerimientos, y no habilitarlo tiene sanción.
• Certificado de sello digital para emitir CFDI (Art. 29 CFF). Sin él no puedes facturar.
• Contabilidad electrónica (Art. 28 CFF). Catálogo de cuentas y balanzas mensuales que se envían al SAT.
• Declaraciones. Provisionales mensuales de ISR, definitivas de IVA y anual, aunque no haya operaciones. La declaración en ceros también es obligación.
• Aviso de socios y accionistas (Art. 27 apartado B fr. VI CFF). Se presenta al inicio y cada vez que cambie la estructura, dentro del plazo que fija el reglamento.
• Beneficiario controlador (Arts. 32-B Ter y Quáter CFF). Expediente interno, no un aviso, pero debe existir desde el inicio y estar disponible si el SAT lo requiere. Ve beneficiario controlador: obligación de las empresas.
• Opinión de cumplimiento (Art. 32-D CFF). La piden dependencias y grandes clientes; se obtiene en línea con la e.firma cuando la empresa está al corriente.

Paso 10: alta patronal y otros registros

Si la empresa tendrá trabajadores, el registro patronal ante el IMSS se solicita dentro de los cinco días hábiles siguientes a la primera contratación (Art. 15 fr. I de la Ley del Seguro Social), con el RFC y la e.firma de la sociedad. También se inscribe ante el Infonavit y, en su caso, en el impuesto sobre nóminas del estado.

Si hay socios extranjeros en los supuestos de la Ley de Inversión Extranjera, se inscribe la sociedad en el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras. Y si el giro lo requiere, se presentan los avisos sanitarios o se tramitan las licencias locales.

Errores que retrasan el alta

1. Representante legal sin e.firma personal. Es el cuello de botella más común. Tramítala antes de la firma del acta.
2. Domicilio fiscal sin presencia real. Provoca verificaciones y restricciones de sello digital.
3. Actividades económicas incoherentes con el objeto social. Observaciones del SAT y rechazo de facturas por clientes.
4. No habilitar el buzón tributario. Las notificaciones se consideran hechas aunque no las leas.
5. Olvidar la declaración en ceros. Las multas se acumulan aunque la empresa no haya operado.
6. Dejar el aviso de socios para después. Se detecta en la primera revisión y arrastra al beneficiario controlador.

Cómo te ayudamos

En RIVENZA coordinamos el alta fiscal con la constitución: verificamos que socios y representante tengan e.firma antes de firmar, pedimos al fedatario la inscripción remota en el RFC, acompañamos la cita de e.firma de la sociedad y dejamos habilitados buzón, sello digital, aviso de socios y expediente de beneficiario controlador. Precio cerrado por adelantado.

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