Convocatoria a asamblea: plazos y forma

Respuesta rápida: La convocatoria a asamblea de accionistas la hace el administrador, el consejo de administración o los comisarios (Art. 183 LGSM); los accionistas con el 25% del capital pueden exigirla por escrito (Art. 184) y el titular de una sola acción puede pedirla si no ha habido asamblea en dos ejercicios o si no se trataron los asuntos del Art. 181 (Art. 185). Se publica en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía con la anticipación que fijen los estatutos o, en su defecto, quince días antes de la reunión (Art. 186), debe contener el orden del día y la firma de quien convoca (Art. 187), y la asamblea celebrada sin convocatoria es nula, salvo que esté representada la totalidad de las acciones (Art. 188). En la S. de R.L. la regla cambia: carta certificada con acuse y ocho días de anticipación (Art. 81 LGSM).

Reglas de la convocatoria en la S.A. y en la S. de R.L.

¿Quién puede convocar a la asamblea?

La regla general está en el Art. 183 LGSM: la convocatoria para las asambleas debe hacerse por el administrador o el consejo de administración, o por los comisarios. En sociedades pequeñas suele hacerla el administrador único o el secretario del consejo por instrucción de este.

La ley protege a los accionistas frente a administradores que no convocan:

• Minoría del 25%. Los accionistas que representen por lo menos el veinticinco por ciento del capital social pueden pedir por escrito, en cualquier tiempo, que el administrador o consejo o los comisarios convoquen a asamblea para tratar los asuntos que indiquen en su petición (Art. 184 LGSM). Si no se hace la convocatoria dentro de los quince días siguientes a la solicitud, puede hacerla la autoridad judicial del domicilio de la sociedad a petición de cualquiera de ellos.
• Un solo accionista. El titular de una sola acción puede pedir la convocatoria cuando no se haya celebrado ninguna asamblea durante dos ejercicios consecutivos o cuando las celebradas no se hayan ocupado de los asuntos del Art. 181 (informe, nombramientos, emolumentos) (Art. 185 LGSM). Aplica el mismo procedimiento judicial si no se atiende la petición.

Estas vías son las que usa el socio minoritario cuando el mayoritario administra sin rendir cuentas. Las consecuencias para el administrador que no convoca se analizan en responsabilidad de administradores y consejeros.

¿Con cuántos días y por qué medio se convoca?

El Art. 186 LGSM fija el medio y el plazo: la convocatoria se hace mediante la publicación de un aviso en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía con la anticipación que fijen los estatutos o, en su defecto, quince días antes de la fecha señalada para la reunión. Durante ese tiempo, el informe de los administradores queda a disposición de los accionistas en las oficinas de la sociedad o a través de los medios electrónicos que prevean los estatutos.

Tres precisiones prácticas:

1. El plazo lo pueden cambiar los estatutos, hacia arriba o hacia abajo. Revisa siempre la cláusula de convocatorias antes de contar días.
2. La publicación es el acto que cuenta. Enviar correos o mensajes es un complemento útil, no un sustituto. Si los estatutos no prevén otro medio y no se publicó, la asamblea depende de que asista la totalidad del capital.
3. Los quince días son de anticipación mínima, no un plazo exacto. Convocar con más tiempo es válido; con menos, no.

¿Qué debe contener la convocatoria?

El Art. 187 LGSM exige que la convocatoria contenga el orden del día y que esté firmada por quien la haga. A eso la práctica añade, para que el acta sea protocolizable sin observaciones:

• Denominación de la sociedad.
• Tipo de asamblea: ordinaria, extraordinaria o ambas, y si es primera o segunda convocatoria (la segunda debe expresar que la primera no se celebró, Art. 191 LGSM).
• Lugar, fecha y hora. El lugar debe ser el domicilio social (Art. 179 LGSM) o la indicación de medios electrónicos, cuando los estatutos lo permiten.
• Orden del día específico. Cada punto debe permitir al accionista saber qué se va a votar. "Asuntos generales" no sirve para aprobar un aumento de capital ni para remover al administrador: lo que no está en el orden del día no puede resolverse válidamente, salvo que asista la totalidad del capital y lo acepte.
• Indicación de dónde está disponible la información que será discutida.

Los asuntos que exigen convocatoria extraordinaria y su quórum están en asamblea extraordinaria de accionistas: requisitos y quórum.

¿Qué pasa si no hay convocatoria o es defectuosa?

El Art. 188 LGSM es tajante: toda resolución de la asamblea tomada con infracción de los Arts. 186 y 187 será nula, salvo que al momento de la votación haya estado representada la totalidad de las acciones. Esa excepción es la asamblea totalitaria: cuando todos los accionistas están presentes o representados, la falta de convocatoria o sus defectos quedan subsanados.

Consecuencias de una convocatoria defectuosa cuando falta un accionista:

• Los accionistas con el 33% del capital pueden oponerse judicialmente a la resolución dentro de los quince días siguientes a la clausura, si no concurrieron o votaron en contra (Art. 201 LGSM).
• El fedatario puede negarse a protocolizar un acta extraordinaria que no acredite la convocatoria, porque el Art. 194 LGSM obliga a agregar al acta los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron conforme a la ley.
• El Registro Público de Comercio puede rechazar la inscripción.

¿Cómo se convoca en una S. de R.L.?

La sociedad de responsabilidad limitada tiene su propia regla. Conforme al Art. 81 LGSM, las asambleas son convocadas por los gerentes; si no lo hacen, por el consejo de vigilancia, y a falta u omisión de este, por los socios que representen más de la tercera parte del capital social. Salvo pacto en contrario, las convocatorias se hacen por carta certificada con acuse de recibo, deben contener el orden del día y dirigirse a cada socio por lo menos con ocho días de anticipación. El Art. 82 LGSM permite, si los estatutos lo prevén, que las resoluciones se tomen por voto por correspondencia sin reunión. Las diferencias de fondo entre tipos sociales están en SAS vs S.A. de C.V. vs S. de R.L..

¿Se puede evitar la convocatoria?

Sí, por dos caminos:

1. Asamblea totalitaria (Art. 188): todos presentes o representados. Hay que acreditarlo en la lista de asistencia.
2. Resoluciones unánimes fuera de asamblea (Art. 178 LGSM): si los estatutos lo permiten, las resoluciones tomadas fuera de asamblea por unanimidad de los accionistas que representen la totalidad de las acciones con derecho a voto tienen la misma validez que las adoptadas en asamblea, siempre que se confirmen por escrito.

Ambas dependen de la unanimidad. Si hay un accionista ausente o en conflicto, la convocatoria publicada es el único camino seguro.

Checklist antes de publicar la convocatoria

1. Revisar en los estatutos el plazo, el medio y quién puede convocar.
2. Confirmar que el órgano que convoca tiene facultades (acuerdo del consejo, en su caso).
3. Redactar el orden del día punto por punto, sin "asuntos generales" para temas sustantivos.
4. Indicar tipo de asamblea y si es primera o segunda convocatoria.
5. Publicar en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía y guardar el acuse.
6. Poner a disposición el informe y la documentación.
7. Contar los días desde la publicación hasta la fecha de la asamblea.
8. Preparar la lista de asistencia y correr los números de quórum.

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