Protocolizar actas de asamblea: cuándo es obligatorio

Respuesta rápida: La protocolización de un acta de asamblea es obligatoria en tres casos: cuando se trata de una asamblea extraordinaria, cuyas actas se protocolizan ante fedatario público y se inscriben en el Registro Público de Comercio (Art. 194 LGSM); cuando el acta no pudo asentarse en el libro de actas, por cualquier circunstancia (Art. 194 LGSM); y cuando el acuerdo modifica el contrato social, porque las modificaciones deben constar en la misma forma que la constitución, es decir, ante fedatario (Art. 5 LGSM). Además, los poderes otorgados por la sociedad requieren escritura pública con transcripción de las facultades (Art. 10 LGSM). Las actas de asamblea ordinaria solo se asientan en el libro y se firman por el presidente, el secretario y los comisarios que concurran.

¿Qué actas se protocolizan y cuáles no?

¿Qué es protocolizar y en qué se diferencia de asentar en el libro?

Toda sociedad anónima debe llevar un libro de actas en el que se asientan las actas de las asambleas. El Art. 194 LGSM describe la forma: las actas se asientan en el libro respectivo y se firman por el presidente y el secretario de la asamblea, así como por los comisarios que concurran, con firma autógrafa o electrónica. A las actas se agregan los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron conforme a la ley.

Protocolizar es otra cosa: llevar el acta ante un fedatario público (notario o corredor público) para que la incorpore a su protocolo y expida un instrumento público. El fedatario da fe de que el documento existe, de quién lo presenta y de su contenido, y verifica que la asamblea cumplió los requisitos legales: convocatoria, quórum, firmas y facultades. Ese instrumento es el que se puede inscribir en el Registro Público de Comercio, y la inscripción es lo que hace el acuerdo oponible a terceros.

Entre socios, un acuerdo asentado en el libro obliga. Frente a un banco, un notario, el SAT o un comprador de acciones, lo que vale es el instrumento inscrito. El funcionamiento del registro está en Registro Público de Comercio: cómo inscribirse.

¿Cuándo es obligatoria la protocolización?

Toda asamblea extraordinaria

El Art. 194 LGSM es directo: las actas de las asambleas extraordinarias serán protocolizadas ante fedatario público e inscritas en el Registro Público de Comercio. No distingue por asunto: aumento o reducción de capital, cambio de objeto, denominación o domicilio, transformación, fusión, disolución anticipada, prórroga, emisión de acciones privilegiadas o bonos y cualquier otra modificación del contrato social (Art. 182 LGSM). Si el asunto es extraordinario, el acta va ante fedatario. La lista completa y sus quórums están en asamblea extraordinaria de accionistas: requisitos y quórum.

Cualquier modificación de estatutos

El Art. 5 LGSM dispone que las sociedades se constituirán ante fedatario público y en la misma forma se harán constar con sus modificaciones. Como la constitución es un instrumento público, cualquier reforma estatutaria también debe serlo. En la práctica coincide con el caso anterior, porque toda modificación del contrato social es materia extraordinaria, pero el fundamento es distinto y refuerza la obligación.

Cuando el acta no pudo asentarse en el libro

El Art. 194 LGSM prevé que cuando por cualquier circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante fedatario público. Libro extraviado, no autorizado, sin hojas disponibles o en poder de un socio en conflicto: el acta, aunque sea de asamblea ordinaria, debe protocolizarse para que exista formalmente.

Poderes otorgados por la sociedad

El Art. 10 LGSM regula la representación de la sociedad: corresponde a sus administradores, quienes pueden otorgar poderes conforme a sus facultades. Para que el poder surta efectos frente a terceros, debe constar en escritura pública en la que el fedatario relacione el instrumento constitutivo, la designación del administrador y la transcripción de sus facultades o del acuerdo del órgano que lo otorga. Si la asamblea acuerda otorgar un poder, ese acuerdo pasa por el fedatario. El alcance de los poderes se explica en tipos de poder notarial.

¿Cuándo no es obligatoria pero conviene?

• Nombramiento o remoción de administradores y comisarios en asamblea ordinaria: se asienta en el libro, pero para que bancos y autoridades reconozcan al nuevo administrador, lo usual es protocolizar e inscribir.
• Aumentos y reducciones de la parte variable del capital en sociedades de capital variable: conforme al Art. 213 LGSM no requieren más formalidades que las que fijen los estatutos, de modo que no exigen protocolización salvo que el contrato social lo disponga. Muchas sociedades protocolizan de todas formas para dejar fecha cierta a la entrada o salida de socios.
• Resoluciones unánimes fuera de asamblea (Art. 178 LGSM): siguen la regla del asunto que resuelven. Si equivalen a una extraordinaria, se protocolizan e inscriben.
• Acuerdos que se usarán ante terceros: apertura de cuentas, licitaciones, due diligence de un comprador. Un acta protocolizada evita objeciones.

¿Qué revisa el fedatario antes de protocolizar?

1. Convocatoria: publicación en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía con la anticipación legal o estatutaria (Art. 186 LGSM), o la acreditación de que estuvo representada la totalidad del capital (Art. 188). Los plazos están en convocatoria a asamblea: plazos y forma.
2. Quórum: lista de asistencia con número de acciones y porcentajes, comparados contra los Arts. 189 a 191 LGSM y los estatutos.
3. Competencia: que el asunto corresponda al tipo de asamblea celebrada.
4. Firmas: presidente, secretario y comisarios que concurrieron; escrutadores designados.
5. Facultades del compareciente: el delegado especial nombrado en la propia asamblea para protocolizar, o el administrador con facultades.
6. Antecedentes: escritura constitutiva, reformas previas e inscripciones, para que la cadena registral sea coherente.
7. Documentos del asunto: comprobante de aportaciones en aumentos de capital, balances en reducciones, convenios en fusiones.

Si algo no cuadra, el fedatario pide subsanar, y a veces eso implica una nueva asamblea.

¿Notario o corredor público?

Ambos son fedatarios reconocidos por la LGSM. El corredor público puede protocolizar actas de asamblea y hacer constar actos mercantiles. El notario es competente para todo, y es el único que puede intervenir cuando el acuerdo involucra bienes inmuebles, por ejemplo un aumento de capital con aportación de un terreno. Los honorarios de unos y otros se fijan en los aranceles de cada entidad y se consultan directamente con el fedatario.

Consecuencias de no protocolizar

• El acuerdo no es oponible a terceros: bancos, SAT, notarios y contrapartes no lo reconocen.
• El Registro Público de Comercio no refleja la realidad de la sociedad: capital, objeto o administradores desactualizados.
• Los administradores responden solidariamente por el exacto cumplimiento de los acuerdos de las asambleas (Art. 158 fracción IV LGSM), y no formalizar un acuerdo es incumplirlo.
• En una venta de la empresa o una auditoría, cada acta sin protocolizar es un hallazgo que retrasa la operación o reduce su precio.

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