Carta de cobranza extrajudicial: qué debe decir

Respuesta rápida: Una carta de cobranza extrajudicial eficaz identifica a las partes, el documento que origina la deuda, la cantidad exacta, los intereses pactados o, a falta de pacto, el interés legal mercantil del 6% anual (Art. 362 del Código de Comercio), un plazo concreto para pagar y la forma de hacerlo. Se envía con acuse de recibo. Dos advertencias legales: la carta no interrumpe la prescripción, porque el Art. 1041 CCom solo reconoce la demanda notificada, el reconocimiento escrito del deudor y la renovación del documento; y en obligaciones mercantiles sin fecha de pago, el reclamo extrajudicial ante fedatario o testigos es lo que constituye en mora al deudor (Art. 85 CCom). Aquí tienes la estructura, un modelo comentado y los errores que la debilitan.

Los elementos de una carta de cobranza y por qué importan

¿Para qué sirve una carta si no detiene la prescripción?

Es la pregunta que más se hace y la respuesta tiene tres partes.

Primero, la mora. Cuando la obligación mercantil tiene día de pago, la mora empieza al día siguiente del vencimiento. Cuando no lo tiene, el Art. 85 del Código de Comercio dispone que los efectos de la morosidad comienzan desde el día en que el acreedor reclama el pago al deudor, judicial o extrajudicialmente ante fedatario o testigos. En ese caso, la carta notificada ante notario, corredor o dos testigos es la que pone a correr los intereses moratorios.

Segundo, la negociación. Una carta clara, con cifras correctas y un plazo razonable, provoca muchos pagos o propuestas de convenio. Si el deudor responde aceptando la deuda por escrito, ese reconocimiento sí interrumpe la prescripción conforme al Art. 1041 CCom. Por eso conviene dejar en la carta un espacio o una invitación expresa a firmar un reconocimiento de adeudo, como explicamos en convenio de pago con un deudor: cómo redactarlo.

Tercero, la prueba. Ante el juez, la carta acredita que intentaste cobrar de buena fe y fija la cantidad reclamada antes del juicio.

Lo que la carta no hace es suspender el plazo. Si tienes un pagaré, el reloj de tres años del Art. 165 LGTOC sigue corriendo; si tienes un cheque devuelto, el de seis meses del Art. 192 LGTOC también. Calcula tu fecha límite con la calculadora de prescripción de cobranza mercantil antes de enviar la primera carta.

Modelo comentado de carta de cobranza

A continuación, una estructura que puedes adaptar. Los corchetes indican datos por llenar.

[Ciudad], a [fecha].

[Nombre o razón social del deudor] [Domicilio]

Asunto: Requerimiento de pago.

Por medio de la presente, [nombre del acreedor], con domicilio en [domicilio], le requiere el pago de la cantidad de [cantidad en número y letra], derivada de [pagaré suscrito el [fecha] con vencimiento el [fecha] / factura con folio fiscal [UUID] de fecha [fecha] / contrato de [tipo] de fecha [fecha]], la cual se encuentra vencida y no pagada.

A dicha cantidad se suman los intereses moratorios a razón de [tasa pactada / 6% anual conforme al artículo 362 del Código de Comercio], computados desde el [fecha de vencimiento] y hasta la fecha de pago.

Le solicito realizar el pago dentro de los [número] días naturales siguientes a la recepción de esta carta, mediante transferencia a la cuenta CLABE [número] a nombre de [acreedor], o en el domicilio señalado.

Si existe alguna aclaración o desea proponer un convenio de pago, puede comunicarse al [teléfono o correo]. De no recibir el pago ni una propuesta por escrito en el plazo indicado, se procederá a ejercer las acciones legales que correspondan.

Atentamente, [Firma, nombre y cargo]

Tres comentarios al modelo:

1. El origen de la deuda va con datos verificables. En una factura, el folio fiscal (UUID) del CFDI identifica el comprobante sin ambigüedad. Si la deuda nace de facturas, revisa también cobranza de facturas: el CFDI como prueba.
2. Los intereses se calculan, no se adivinan. Si en la carta pones una cifra inflada, el deudor tendrá un argumento para no pagar y el juez tomará nota. La calculadora de intereses moratorios de pagaré te da el monto a la fecha de envío.
3. La consecuencia se enuncia, no se dramatiza. "Se ejercerán las acciones legales que correspondan" es suficiente y es exacto.

¿Cómo se envía para que sirva de prueba?

Guarda la carta firmada, el acuse y cualquier respuesta. Si el deudor contesta por escrito reconociendo la deuda, aunque sea parcialmente o pidiendo plazo, conserva ese documento: es la pieza que reinicia el plazo de prescripción.

¿Qué no debe decir una carta de cobranza?

La cobranza tiene límites. Una carta que los cruza no solo pierde eficacia, también puede exponer al acreedor.

• Amenazas o intimidación. El Código Penal Federal tipifica la cobranza extrajudicial ilegal cuando se usan amenazas, violencia o intimidación para exigir un pago.
• Exhibición del deudor. Enviar la carta a familiares, vecinos, compañeros de trabajo o publicarla en redes.
• Falsas autoridades. Membretes que simulan juzgados, sellos oficiales o "órdenes de embargo" inexistentes.
• Consecuencias penales sin sustento. Anunciar cárcel por una deuda civil o mercantil es falso; nadie va a prisión por deudas de carácter puramente civil, según el Art. 17 constitucional. El cheque sin fondos es un caso distinto que se analiza en cheque sin fondos: qué hacer y qué reclamar.
• Cantidades que no puedes probar. Penalizaciones no pactadas, gastos de cobranza inventados o intereses sobre intereses.

Si el acreedor es una entidad financiera, sus despachos de cobranza además están sujetos a reglas de la CONDUSEF sobre horarios, identificación y trato al deudor.

¿Cuánto tiempo esperar antes de demandar?

No hay plazo legal de espera. Una práctica sensata es dar entre cinco y quince días naturales en la primera carta y, sin respuesta, enviar una comunicación final breve. A partir de ahí, cada semana de espera es una semana menos de prescripción.

Piensa en el título que tienes:

• Pagaré o cheque: traen aparejada ejecución (Art. 1391 fr. IV CCom). La vía es el juicio ejecutivo mercantil con embargo desde la primera diligencia. Revisa juicio ejecutivo mercantil: pasos y tiempos.
• Factura o contrato sin título ejecutivo: la vía suele ser el juicio oral mercantil o el ordinario, según la cuantía que actualiza cada año el Consejo de la Judicatura Federal. Lo explicamos en juicio oral mercantil: cuándo aplica.

En el hub de cobranza hay ejemplos por monto y antigüedad, como una deuda de 50 mil pesos con 12 meses de atraso, con los intereses legales y el plazo de prescripción aplicables.

Errores frecuentes al redactar la carta

• No identificar el documento. "Lo que me debes" no es un reclamo; "el pagaré de fecha tal por tal cantidad" sí.
• Mandarla al domicilio equivocado. En empresas, dirígela al domicilio fiscal o al señalado en el contrato, a la atención del representante legal.
• Aceptar abonos sin recibo. Cada pago parcial debe constar por escrito y, si hay pagaré, anotarse en el documento.
• Entregar el original del título. El pagaré o el cheque original se queda contigo hasta el pago total.
• Firmar como despacho sin serlo. Si la firma un abogado, debe tener poder del acreedor.

Cómo te ayudamos

La carta de cobranza es el primer paso, no el último. En RIVENZA revisamos el título y la fecha de prescripción, calculamos los intereses con base legal, redactamos y notificamos el requerimiento por el medio que deja mejor prueba y, si no hay pago, presentamos la demanda en la vía que corresponde.

Cuéntale tu caso a la abogada titular con la Lic. Angélica Rivera y lleva el documento original. Consulta también nuestro servicio mercantil, la comparación entre cobranza extrajudicial y judicial y, si tienes un pagaré, pásalo antes por el verificador de pagaré.